Kontakt

Jak umówić czynność notarialną

Termin czynności notarialnej można ustalić po wcześniejszym kontakcie z kancelarią. W wielu sprawach przed wyznaczeniem terminu konieczne jest przekazanie podstawowych informacji oraz dokumentów potrzebnych do przygotowania czynności.

Przy kontakcie warto wskazać:

• jakiej czynności dotyczy sprawa,
• czy sprawa dotyczy nieruchomości, spadku, testamentu, pełnomocnictwa, spółki, poświadczenia, protokołu albo depozytu notarialnego,
• kto będzie uczestniczył w czynności,
• czy strony będą działać osobiście, czy przez pełnomocnika,
• czy dokumenty są już zgromadzone,
• czy sprawa ma element zagraniczny,
• czy czynność ma zostać dokonana w określonym terminie.

Na podstawie przekazanych informacji kancelaria może wskazać, jakie dokumenty będą potrzebne oraz czy wymagane jest ich uzupełnienie.

Przekazanie dokumentów do weryfikacji

Dokumenty potrzebne do czynności notarialnej mogą zostać przekazane do kancelarii przed wizytą. Pozwala to sprawdzić, czy dokumentacja jest wystarczająca do przygotowania aktu, poświadczenia, protokołu albo innego dokumentu.

Wcześniejsze przekazanie dokumentów jest szczególnie istotne przy sprawach dotyczących:

• sprzedaży nieruchomości,
• darowizny nieruchomości,
• umowy przedwstępnej,
• ustanowienia hipoteki,
• spadku i poświadczenia dziedziczenia,
• działu spadku,
• testamentu,
• pełnomocnictwa do czynności dotyczących nieruchomości,
• czynności dotyczących spółek,
• protokołów zgromadzeń,
• dokumentów zagranicznych.

Poniższe informacje i dokumenty mają charakter pomocniczy. Ostateczny zakres dokumentów zależy od konkretnej sprawy i może zostać ustalony po ich analizie.

Informacje potrzebne przy pierwszym kontakcie

Przy pierwszym kontakcie z kancelarią warto przygotować podstawowe dane dotyczące sprawy. Ułatwia to ustalenie rodzaju czynności oraz dokumentów wymaganych do jej przygotowania.

Mogą być potrzebne między innymi:

• imię i nazwisko osoby kontaktującej się,
• numer telefonu albo adres e-mail do kontaktu,
• rodzaj planowanej czynności,
• dane stron albo uczestników czynności,
• numer księgi wieczystej, jeżeli sprawa dotyczy nieruchomości,
• informacje o podstawie nabycia nieruchomości, jeżeli dotyczy,
• informacje o testamencie, jeżeli sprawa dotyczy spadku,
• dane spółki, jeżeli sprawa dotyczy czynności korporacyjnej,
• informacja, czy dokument będzie używany w Polsce, czy za granicą,
• preferowany termin czynności.

Nie wszystkie wskazane dane będą potrzebne w każdej sprawie. Ich zakres zależy od rodzaju czynności notarialnej.

Dokument tożsamości przy wizycie

Osoba uczestnicząca w czynności notarialnej powinna posiadać ważny dokument tożsamości. Dokument jest potrzebny do ustalenia tożsamości osoby stawającej do aktu, poświadczenia, protokołu albo innej czynności notarialnej.

Najczęściej może to być:

• dowód osobisty,
• paszport,
• karta pobytu, jeżeli dotyczy,
• inny dokument pozwalający ustalić tożsamość zgodnie z przepisami prawa.

Dokument powinien być ważny w dniu dokonywania czynności.

Kontakt w sprawie dokumentów

Jeżeli sprawa wymaga przygotowania aktu notarialnego albo innego dokumentu, przed wizytą warto skontaktować się z kancelarią w celu ustalenia, jakie dokumenty będą potrzebne.

Dotyczy to w szczególności czynności związanych z:

• nieruchomościami,
• spadkami,
• dziedziczeniem,
• testamentami,
• pełnomocnictwami,
• spółkami,
• poświadczeniami,
• protokołami,
• depozytem notarialnym.

Dokumenty mogą zostać przekazane do wstępnej weryfikacji w sposób uzgodniony z kancelarią.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wizytę w kancelarii trzeba wcześniej umówić?

Wizytę warto wcześniej umówić, szczególnie jeżeli sprawa wymaga przygotowania aktu notarialnego, analizy dokumentów albo udziału kilku osób. Pozwala to ustalić zakres dokumentów i przewidywany czas potrzebny na dokonanie czynności.

Czy dokumenty można przesłać przed wizytą?

Tak, dokumenty mogą zostać przekazane wcześniej do weryfikacji. Pozwala to ustalić, czy dokumentacja jest kompletna oraz czy potrzebne są dodatkowe zaświadczenia albo informacje.

Jakie informacje podać przy pierwszym kontakcie?

Warto wskazać rodzaj czynności, dane stron, podstawowe informacje o sprawie oraz dokumenty, które są już dostępne. Jeżeli sprawa dotyczy nieruchomości, pomocny może być numer księgi wieczystej.

Czy można uzyskać informację o kosztach przed wizytą?

Przewidywane koszty można ustalić po przekazaniu danych dotyczących planowanej czynności. Wysokość opłat zależy między innymi od rodzaju czynności, wartości przedmiotu czynności, podatków, opłat sądowych i liczby wypisów.

Czy do kancelarii trzeba zabrać dowód osobisty?

Tak, osoba uczestnicząca w czynności notarialnej powinna posiadać ważny dokument tożsamości. Może to być dowód osobisty, paszport albo inny dokument umożliwiający ustalenie tożsamości zgodnie z przepisami prawa.

Czy czynność można przeprowadzić przez pełnomocnika?

W wielu sprawach jest to możliwe, jeżeli przepisy prawa i charakter czynności na to pozwalają. Pełnomocnictwo powinno mieć odpowiednią formę i zakres właściwy dla planowanej czynności.

Czy kancelaria obsługuje dokumenty zagraniczne?

Dokumenty zagraniczne mogą być wykorzystane przy czynnościach notarialnych, jeżeli spełniają wymagania przewidziane dla danej sprawy. W niektórych przypadkach potrzebne może być tłumaczenie przysięgłe, apostille albo legalizacja.

Czy wiadomość przez formularz wystarczy do dokonania czynności?

Nie. Formularz kontaktowy służy do przekazania podstawowych informacji i nawiązania kontaktu z kancelarią. Dokonanie czynności notarialnej wymaga spełnienia wymogów przewidzianych przepisami prawa, w tym ustalenia tożsamości osób uczestniczących w czynności.