Dokumenty do czynności notarialnych

Dokumenty potrzebne do czynności notarialnej zależą od rodzaju sprawy, wymaganej formy prawnej oraz stanu faktycznego i prawnego. Inne dokumenty mogą być potrzebne przy sprzedaży nieruchomości, inne przy sprawie spadkowej, a jeszcze inne przy pełnomocnictwie, poświadczeniu podpisu albo czynnościach dotyczących spółki.

Kancelaria Notarialna Monika Fiedkiewicz-Konwińska umożliwia wcześniejsze przekazanie dokumentów do weryfikacji przed ustaleniem terminu czynności. Pozwala to określić, czy przedstawione dokumenty są wystarczające oraz czy konieczne jest ich uzupełnienie.

Poniższe zestawienia mają charakter informacyjny. Ostateczny zakres dokumentów wymaganych do dokonania czynności notarialnej zależy od konkretnej sprawy i może zostać ustalony po analizie dokumentów oraz informacji przekazanych kancelarii.

Dokument tożsamości

Przy dokonywaniu czynności notarialnej konieczne jest ustalenie tożsamości osób biorących udział w czynności. Dlatego osoba stawająca do aktu, poświadczenia, protokołu albo innej czynności powinna posiadać ważny dokument tożsamości.

Najczęściej potrzebny jest:

• dowód osobisty,
• paszport,
• karta pobytu, jeżeli dotyczy,
• inny dokument pozwalający na ustalenie tożsamości zgodnie z przepisami prawa.

Dokument powinien być ważny w dniu dokonywania czynności. Jeżeli osoba działa w imieniu spółki, fundacji, stowarzyszenia albo innego podmiotu, mogą być potrzebne również dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentacji.

Dane potrzebne do przygotowania czynności

Niezależnie od rodzaju czynności kancelaria może potrzebować podstawowych danych stron albo uczestników czynności.

Najczęściej potrzebne są:

• imię i nazwisko,
• imiona rodziców,
• numer PESEL,
• seria i numer dokumentu tożsamości,
• adres zamieszkania,
• stan cywilny, jeżeli ma znaczenie dla czynności,
• obywatelstwo, jeżeli ma znaczenie dla czynności,
• dane kontaktowe,
• dane pełnomocnika, jeżeli strona działa przez pełnomocnika.

W przypadku osób prawnych albo jednostek organizacyjnych potrzebne mogą być:

• pełna nazwa albo firma,
• numer KRS,
• NIP,
• REGON,
• adres siedziby,
• sposób reprezentacji,
• dane osób reprezentujących podmiot,
• dokumenty potwierdzające umocowanie,
• uchwały albo zgody organów, jeżeli są wymagane.

Dokumenty do sprzedaży lokalu mieszkalnego

Przy sprzedaży lokalu mieszkalnego zakres dokumentów zależy od tego, czy lokal stanowi odrębną własność, czy jest spółdzielczym własnościowym prawem do lokalu, a także od podstawy nabycia i stanu prawnego.

Mogą być potrzebne między innymi:

• podstawa nabycia lokalu, na przykład akt notarialny, postanowienie sądu albo akt poświadczenia dziedziczenia,
• numer księgi wieczystej,
• zaświadczenie ze wspólnoty mieszkaniowej albo spółdzielni,
• zaświadczenie o braku zaległości w opłatach,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych, jeżeli jest wymagane,
• zaświadczenie dotyczące podatku od spadków i darowizn, jeżeli nabycie nastąpiło w drodze spadku, darowizny albo nieodpłatnego zniesienia współwłasności,
• dokumenty dotyczące kredytu albo hipoteki, jeżeli nieruchomość jest obciążona,
• dane kupującego i sprzedającego,
• informacje o cenie, sposobie płatności i terminie wydania lokalu.

W niektórych sprawach mogą być potrzebne dodatkowe dokumenty, na przykład zgody banku, zaświadczenia o saldzie zadłużenia albo dokumenty związane z wykreśleniem hipoteki.

Dokumenty do sprzedaży domu

Przy sprzedaży domu potrzebne są dokumenty dotyczące zarówno budynku, jak i gruntu, na którym budynek jest posadowiony.

Mogą być potrzebne między innymi:

• podstawa nabycia nieruchomości,
• numer księgi wieczystej,
• wypis z rejestru gruntów,
• wyrys z mapy ewidencyjnej, jeżeli jest wymagany,
• zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o jego braku,
• zaświadczenie dotyczące obszaru rewitalizacji, jeżeli jest wymagane,
• zaświadczenie dotyczące uproszczonego planu urządzenia lasu albo decyzji, jeżeli nieruchomość obejmuje grunty leśne,
• dokumenty dotyczące dostępu do drogi publicznej,
• dokumenty dotyczące budynku, jeżeli są wymagane w konkretnej sprawie,
• dokumenty dotyczące hipoteki albo kredytu, jeżeli nieruchomość jest obciążona,
• dane stron,
• warunki płatności i wydania nieruchomości.

Zakres dokumentów zależy od stanu prawnego nieruchomości, rodzaju gruntu oraz treści księgi wieczystej.

Dokumenty do sprzedaży działki

Przy sprzedaży działki istotne są dokumenty dotyczące stanu prawnego, ewidencyjnego i planistycznego nieruchomości.

Mogą być potrzebne między innymi:

• podstawa nabycia działki,
• numer księgi wieczystej,
• wypis z rejestru gruntów,
• wyrys z mapy ewidencyjnej, jeżeli jest wymagany,
• zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo zaświadczenie o jego braku,
• zaświadczenie dotyczące obszaru rewitalizacji, jeżeli jest wymagane,
• zaświadczenie dotyczące uproszczonego planu urządzenia lasu albo decyzji, jeżeli działka obejmuje grunty leśne,
• informacje o dostępie do drogi publicznej,
• dokumenty dotyczące podziału nieruchomości, jeżeli działka została wydzielona,
• dane stron czynności,
• warunki płatności i wydania nieruchomości.

W zależności od położenia i rodzaju działki mogą być potrzebne dodatkowe dokumenty, na przykład dotyczące prawa pierwokupu, przeznaczenia nieruchomości albo ograniczeń w rozporządzaniu.

Dokumenty do darowizny nieruchomości

Przy darowiźnie nieruchomości zakres dokumentów jest zbliżony do dokumentów wymaganych przy sprzedaży, jednak dodatkowe znaczenie może mieć relacja pomiędzy darczyńcą i obdarowanym oraz skutki podatkowe czynności.

Mogą być potrzebne między innymi:

• podstawa nabycia nieruchomości,
• numer księgi wieczystej,
• dane darczyńcy i obdarowanego,
• dokumenty potwierdzające pokrewieństwo, jeżeli mają znaczenie dla czynności,
• wypis z rejestru gruntów, jeżeli dotyczy działki albo domu,
• wyrys z mapy ewidencyjnej, jeżeli jest wymagany,
• zaświadczenia planistyczne, jeżeli dotyczą nieruchomości gruntowej,
• zaświadczenie dotyczące podatku od spadków i darowizn, jeżeli wcześniejsze nabycie wymaga jego przedstawienia,
• informacje o ewentualnych obciążeniach nieruchomości,
• informacje o ewentualnym ustanowieniu służebności, na przykład służebności mieszkania.

Przy darowiźnie warto wcześniej ustalić, czy czynność ma obejmować dodatkowe postanowienia, takie jak służebność osobista albo polecenie.

Dokumenty do umowy przedwstępnej

Umowa przedwstępna w formie aktu notarialnego może być sporządzona przed zawarciem umowy przenoszącej własność nieruchomości. Zakres dokumentów zależy od rodzaju nieruchomości i warunków planowanej transakcji.

Mogą być potrzebne między innymi:

• podstawa nabycia nieruchomości,
• numer księgi wieczystej,
• dokumenty dotyczące nieruchomości, odpowiednie dla lokalu, domu albo działki,
• dane stron,
• cena,
• termin zawarcia umowy przyrzeczonej,
• sposób płatności,
• informacje dotyczące zadatku albo zaliczki,
• informacje dotyczące kredytu, jeżeli zakup ma być finansowany kredytem,
• warunki wydania nieruchomości,
• dodatkowe ustalenia stron.

Forma aktu notarialnego przy umowie przedwstępnej może mieć znaczenie dla zakresu roszczeń stron, dlatego warto wcześniej ustalić oczekiwany skutek prawny dokumentu.

Dokumenty do ustanowienia hipoteki

Przy ustanowieniu hipoteki dokumenty zależą od tego, kto ustanawia hipotekę, jaka wierzytelność ma zostać zabezpieczona oraz na jakiej nieruchomości hipoteka ma zostać ustanowiona.

Mogą być potrzebne między innymi:

• numer księgi wieczystej nieruchomości,
• dane właściciela nieruchomości,
• dokument tożsamości właściciela,
• dokument stanowiący podstawę ustanowienia hipoteki,
• umowa kredytu albo inny dokument wierzytelności, jeżeli dotyczy,
• dane wierzyciela,
• wysokość wierzytelności,
• waluta zabezpieczenia,
• rodzaj hipoteki,
• zgoda właściciela nieruchomości,
• dokumenty potwierdzające reprezentację, jeżeli stroną jest spółka albo inny podmiot.

Zakres dokumentów zależy od treści zabezpieczanej wierzytelności oraz wymagań wierzyciela.

Dokumenty do spadku i poświadczenia dziedziczenia

Przy sprawach spadkowych dokumenty służą ustaleniu osoby zmarłej, kręgu spadkobierców oraz podstawy dziedziczenia.

Mogą być potrzebne między innymi:

• odpis aktu zgonu spadkodawcy,
• numer PESEL spadkodawcy, jeżeli jest dostępny,
• odpisy aktów stanu cywilnego spadkobierców,
• testament, jeżeli został sporządzony,
• dokumenty dotyczące wcześniejszego odrzucenia spadku, jeżeli miało miejsce,
• dane wszystkich osób, które mogą wchodzić w krąg spadkobierców,
• dokumenty potwierdzające pokrewieństwo,
• dokumenty dotyczące nieruchomości, jeżeli wchodzi ona w skład spadku,
• informacje o ostatnim miejscu zwykłego pobytu spadkodawcy,
• dokumenty zagraniczne wraz z tłumaczeniem, jeżeli sprawa ma element zagraniczny.

W sprawach spadkowych szczególne znaczenie ma kompletność danych dotyczących wszystkich osób, które mogą dziedziczyć po osobie zmarłej.

Dokumenty do działu spadku

Dział spadku służy podziałowi majątku spadkowego pomiędzy spadkobierców. Jeżeli w skład spadku wchodzi nieruchomość, umowa działu spadku wymaga formy aktu notarialnego.

Mogą być potrzebne między innymi:

• akt poświadczenia dziedziczenia albo prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
• dokumenty dotyczące składników majątku spadkowego,
• dokumenty dotyczące nieruchomości, jeżeli wchodzi ona w skład spadku,
• numer księgi wieczystej,
• dane spadkobierców,
• ustalenia dotyczące podziału majątku,
• informacje o spłatach albo dopłatach,
• zaświadczenia podatkowe, jeżeli są wymagane,
• dokumenty dotyczące wartości składników majątku, jeżeli mają znaczenie dla czynności.

Zakres dokumentów zależy od składu majątku spadkowego oraz ustaleń pomiędzy spadkobiercami.

Dokumenty do testamentu

Przy sporządzeniu testamentu notarialnego potrzebne są przede wszystkim dane osoby sporządzającej testament oraz informacje pozwalające prawidłowo określić wolę testatora.

Mogą być potrzebne między innymi:

• dokument tożsamości osoby sporządzającej testament,
• dane osób, które mają zostać powołane do spadku,
• dane osób, na rzecz których ma zostać ustanowiony zapis,
• informacje o składnikach majątku,
• numer księgi wieczystej, jeżeli testament ma dotyczyć nieruchomości,
• informacje o wcześniejszych testamentach,
• informacje o sytuacji rodzinnej testatora,
• dokumenty dotyczące udziałów, przedsiębiorstwa albo innych składników majątku, jeżeli mają zostać precyzyjnie opisane.

Testament musi zostać sporządzony osobiście przez testatora. Nie można sporządzić testamentu przez pełnomocnika.

Dokumenty do pełnomocnictwa

Przy pełnomocnictwie potrzebne są dane osoby udzielającej pełnomocnictwa oraz dane pełnomocnika. Zakres dokumentów zależy od czynności, której pełnomocnictwo ma dotyczyć.

Mogą być potrzebne między innymi:

• dokument tożsamości mocodawcy,
• dane pełnomocnika,
• określenie czynności, której dotyczy pełnomocnictwo,
• numer księgi wieczystej, jeżeli pełnomocnictwo dotyczy nieruchomości,
• dane dotyczące nieruchomości, spółki albo innego przedmiotu czynności,
• dokumenty wymagane przez urząd, bank albo inną instytucję,
• informacje o zakresie uprawnień pełnomocnika,
• wytyczne instytucji, przed którą pełnomocnictwo będzie wykorzystywane.

Jeżeli czynność wymaga szczególnej formy, pełnomocnictwo do jej dokonania powinno zostać udzielone w tej samej formie. Dotyczy to między innymi pełnomocnictw do czynności wymagających aktu notarialnego.

Dokumenty do poświadczenia podpisu

Poświadczenie podpisu wymaga ustalenia tożsamości osoby składającej podpis albo uznającej podpis za własnoręczny.

Mogą być potrzebne między innymi:

• dokument tożsamości osoby składającej podpis,
• dokument, na którym podpis ma zostać poświadczony,
• dane podmiotu, w imieniu którego podpis jest składany, jeżeli dotyczy,
• dokumenty potwierdzające reprezentację spółki albo innego podmiotu,
• pełnomocnictwo, jeżeli osoba działa jako pełnomocnik i jest to dopuszczalne,
• formularz albo wzór dokumentu, jeżeli został przekazany przez urząd, bank albo inną instytucję.

Podpis może zostać złożony w obecności notariusza albo uznany za własnoręczny, jeżeli został złożony wcześniej.

Dokumenty do poświadczenia zgodności kopii z dokumentem

Poświadczenie zgodności kopii, odpisu albo wyciągu z okazanym dokumentem wymaga przedstawienia dokumentu, z którym kopia ma zostać porównana.

Mogą być potrzebne między innymi:

• dokument okazany do porównania,
• kopia, odpis albo wyciąg, który ma zostać poświadczony,
• informacja, do jakiej instytucji dokument ma zostać złożony,
• informacja, czy dokument będzie wykorzystywany w Polsce, czy za granicą,
• dodatkowe wytyczne instytucji wymagającej poświadczenia, jeżeli zostały przekazane.

Jeżeli dokument ma zostać wykorzystany za granicą, mogą być potrzebne dodatkowe formalności, takie jak tłumaczenie albo apostille, zależnie od wymagań państwa i instytucji.

Dokumenty do czynności dotyczących spółek

Przy czynnościach dotyczących spółek dokumenty zależą od rodzaju spółki oraz planowanej czynności.

Mogą być potrzebne między innymi:

• aktualna umowa spółki albo statut,
• odpis z Krajowego Rejestru Sądowego,
• dane wspólników, akcjonariuszy albo osób reprezentujących spółkę,
• dokumenty tożsamości osób uczestniczących w czynności,
• projekty uchwał,
• porządek obrad zgromadzenia,
• lista wspólników albo akcjonariuszy, jeżeli jest wymagana,
• dokumenty potwierdzające umocowanie osób działających w imieniu spółki,
• zgody organów spółki, jeżeli są wymagane,
• pełnomocnictwa,
• dokumenty dotyczące udziałów albo akcji,
• dane dotyczące kapitału zakładowego,
• informacje o wkładach.

Przed czynnością dotyczącą spółki warto przekazać kancelarii aktualną treść umowy albo statutu oraz opis planowanej czynności.

Dokumenty do protokołu notarialnego

Zakres dokumentów potrzebnych do sporządzenia protokołu zależy od rodzaju protokołu. Inne dokumenty mogą być potrzebne przy zgromadzeniu wspólników, inne przy protokole dziedziczenia, a jeszcze inne przy otwarciu i ogłoszeniu testamentu.

Mogą być potrzebne między innymi:

• dokumenty tożsamości osób uczestniczących w czynności,
• aktualna umowa spółki albo statut,
• odpis z KRS, jeżeli dotyczy spółki albo osoby prawnej,
• porządek obrad,
• projekty uchwał,
• lista wspólników, akcjonariuszy albo członków,
• dokumenty potwierdzające prawidłowe zwołanie zgromadzenia,
• pełnomocnictwa,
• testament, jeżeli protokół dotyczy jego otwarcia i ogłoszenia,
• dokumenty stanu cywilnego, jeżeli protokół dotyczy sprawy spadkowej,
• inne dokumenty wymagane przy danej czynności.

W przypadku protokołów dotyczących zgromadzeń warto wcześniej przekazać projekty uchwał i dokumenty organizacyjne.

Dokumenty do depozytu notarialnego

Przy depozycie notarialnym dokumenty i informacje zależą od rodzaju depozytu oraz czynności, z którą depozyt jest związany.

Mogą być potrzebne między innymi:

• dane osoby składającej depozyt,
• dokument tożsamości osoby składającej depozyt,
• dane osoby uprawnionej do odbioru depozytu,
• informacje o czynności notarialnej, z którą depozyt jest związany,
• kwota i waluta depozytu, jeżeli depozyt obejmuje pieniądze,
• opis dokumentów, papierów wartościowych albo nośnika danych,
• warunki wydania depozytu,
• termin wydania depozytu albo sposób ustalenia tego terminu,
• numer rachunku bankowego osoby uprawnionej do odbioru środków,
• dokumenty potwierdzające umocowanie osób działających w imieniu spółki albo innego podmiotu.

Depozyt notarialny powinien pozostawać w związku z czynnością notarialną i nie stanowi ogólnej usługi przechowywania pieniędzy albo dokumentów.

Dokumenty zagraniczne

Jeżeli czynność notarialna dotyczy dokumentów zagranicznych albo dokument ma być użyty poza granicami Polski, mogą być wymagane dodatkowe formalności.

W zależności od sprawy mogą być potrzebne:

• dokument zagraniczny w oryginale,
• tłumaczenie przysięgłe na język polski,
• apostille,
• legalizacja dokumentu,
• informacja, w jakim państwie dokument będzie wykorzystywany,
• wytyczne instytucji zagranicznej,
• dokumenty potwierdzające stan cywilny albo umocowanie do działania,
• dokumenty rejestrowe podmiotów zagranicznych.

Zakres wymagań zależy od państwa, rodzaju dokumentu oraz czynności, której dokument dotyczy.

Jak przekazać dokumenty do kancelarii

Dokumenty można przekazać do kancelarii w celu wstępnej weryfikacji. Sposób przekazania dokumentów warto ustalić telefonicznie albo mailowo.

Przy przekazywaniu dokumentów warto wskazać:

• jakiej czynności dotyczy sprawa,
• kto będzie uczestniczył w czynności,
• czy sprawa dotyczy nieruchomości, spadku, pełnomocnictwa, spółki, poświadczenia albo innej czynności,
• czy dokumenty są kompletne,
• czy istnieje termin, w którym czynność ma zostać dokonana,
• czy dokumenty mają być wykorzystane w Polsce, czy za granicą.

Wstępna weryfikacja dokumentów pozwala ustalić, czy możliwe jest przygotowanie czynności oraz czy konieczne jest uzupełnienie dokumentacji.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie dokumenty są potrzebne do notariusza?

Zakres dokumentów zależy od rodzaju czynności. Najczęściej potrzebny jest ważny dokument tożsamości oraz dokumenty dotyczące przedmiotu czynności, na przykład nieruchomości, spadku, spółki, pełnomocnictwa albo poświadczenia.

Czy dokumenty można przesłać wcześniej do kancelarii?

Tak, dokumenty mogą zostać przekazane wcześniej do weryfikacji. Pozwala to ustalić, czy są wystarczające do przygotowania czynności oraz czy konieczne jest ich uzupełnienie.

Czy do każdej czynności potrzebny jest dowód osobisty?

Przy czynnościach notarialnych konieczne jest ustalenie tożsamości osób uczestniczących w czynności. Osoba stawająca do czynności powinna mieć ważny dokument tożsamości.

Czy lista dokumentów zawsze jest taka sama?

Nie. Lista dokumentów zależy od rodzaju czynności, stanu prawnego, treści księgi wieczystej, podstawy nabycia, sytuacji rodzinnej, dokumentów spółki albo wymagań instytucji uczestniczącej w sprawie.

Czy do sprzedaży nieruchomości zawsze potrzebny jest numer księgi wieczystej?

Numer księgi wieczystej jest zwykle jednym z podstawowych danych potrzebnych przy czynnościach dotyczących nieruchomości. W zależności od rodzaju nieruchomości mogą być wymagane również dodatkowe dokumenty.

Czy dokumenty zagraniczne muszą być tłumaczone?

W wielu przypadkach dokumenty zagraniczne wymagają tłumaczenia przysięgłego na język polski. Mogą być również potrzebne dodatkowe poświadczenia, takie jak apostille albo legalizacja, zależnie od państwa i rodzaju dokumentu.

Czy można przyjść do kancelarii bez wcześniejszego przesłania dokumentów?

W niektórych prostych sprawach może być to możliwe, jednak przy czynnościach wymagających przygotowania aktu notarialnego wcześniejsze przekazanie dokumentów pozwala sprawdzić ich kompletność i przygotować treść czynności.

Czy kancelaria poinformuje, jakich dokumentów brakuje?

Po przekazaniu podstawowych informacji i dokumentów można ustalić, czy dokumentacja jest wystarczająca oraz jakie dokumenty powinny zostać uzupełnione w konkretnej sprawie.

Kontakt w sprawie dokumentów

W celu ustalenia dokumentów potrzebnych do czynności notarialnej można skontaktować się z kancelarią telefonicznie lub mailowo.

Przed kontaktem warto przygotować podstawowe informacje dotyczące rodzaju czynności, stron sprawy oraz dokumentów, które są już dostępne.

Kancelaria Notarialna Monika Fiedkiewicz-Konwińska

Ul. Kozierowskiego 4 lokal 208, BIZPARK B
60-185 Skórzewo

Tel: 609 663 063

Email: kontakt@notariuszfiedkiewicz-konwinska.pl

Godziny pracy: Poniedziałek – Piątek 8:30-16:30

Kancelaria znajduje się w Skórzewie, w rejonie zachodniej części Poznania, z dogodnym dojazdem między innymi z Poznania, Plewisk, Dąbrówki, Dopiewa, Komornik, Ławicy, Junikowa i Grunwaldu.

Wizyty w kancelarii odbywają się po wcześniejszym ustaleniu terminu.

Skontaktuj się z kancelarią