Protokoły notarialne

Protokoły notarialne służą urzędowemu udokumentowaniu określonych czynności, zdarzeń albo przebiegu zgromadzeń, jeżeli wymagają tego przepisy prawa albo charakter danej czynności. Protokół sporządzony przez notariusza może być wymagany między innymi przy czynnościach dotyczących spółek, stowarzyszeń, spółdzielni, osób prawnych oraz spraw spadkowych.

Kancelaria Notarialna Monika Fiedkiewicz-Konwińska sporządza protokoły notarialne w przypadkach przewidzianych przepisami prawa, w tym protokoły zgromadzeń, protokoły dziedziczenia oraz inne protokoły związane z czynnościami notarialnymi.

Zakres protokołu, wymagane dokumenty oraz osoby, które powinny uczestniczyć w czynności, zależą od rodzaju sprawy. Przed ustaleniem terminu możliwe jest wcześniejsze przekazanie dokumentów do weryfikacji.

Czym jest protokół notarialny

Protokół notarialny jest dokumentem sporządzanym przez notariusza w celu udokumentowania określonej czynności, zdarzenia albo przebiegu zgromadzenia. Jego treść zależy od rodzaju czynności oraz wymagań przewidzianych przez przepisy prawa.

Protokół może obejmować między innymi:

• oznaczenie miejsca i daty czynności,
• dane osób uczestniczących w czynności,
• opis przebiegu czynności,
• treść podjętych uchwał,
• złożone oświadczenia,
• informacje o dokumentach przedstawionych przy czynności,
• podpisy osób wymaganych przepisami prawa albo treścią czynności,
• podpis notariusza.

Nie każdy dokument określany potocznie jako protokół wymaga udziału notariusza. Wymóg sporządzenia protokołu notarialnego wynika z przepisów prawa, statutu, umowy spółki albo charakteru konkretnej czynności.

Rodzaje protokołów notarialnych

Protokoły notarialne mogą dotyczyć różnych czynności. Najczęściej występują przy sprawach spółkowych, korporacyjnych, spadkowych oraz przy czynnościach wymagających urzędowego udokumentowania określonego przebiegu.

W kancelarii mogą być sporządzane między innymi:

• protokoły zgromadzeń wspólników,
• protokoły walnych zgromadzeń,
• protokoły zgromadzeń spółdzielni,
• protokoły zebrań stowarzyszeń albo innych osób prawnych,
• protokoły dziedziczenia,
• protokoły otwarcia i ogłoszenia testamentu,
• protokoły przyjęcia oświadczeń,
• protokoły związane z zarządem sukcesyjnym,
• inne protokoły wymagane przepisami prawa.

Zakres konkretnego protokołu powinien odpowiadać czynności, którą dokumentuje.

Protokoły zgromadzeń wspólników

Protokoły zgromadzeń wspólników są sporządzane w przypadkach, gdy przepisy prawa albo umowa spółki wymagają zaprotokołowania określonych uchwał przez notariusza.

Protokół zgromadzenia wspólników może być potrzebny między innymi przy:

• zmianie umowy spółki,
• podwyższeniu kapitału zakładowego,
• obniżeniu kapitału zakładowego,
• zmianie firmy spółki,
• zmianie siedziby spółki,
• zmianie przedmiotu działalności,
• zmianie zasad reprezentacji, jeżeli wymaga to zmiany umowy spółki,
• połączeniu, podziale albo przekształceniu spółki,
• rozwiązaniu spółki,
• innych uchwałach wymagających formy notarialnej.

Przed sporządzeniem protokołu zgromadzenia wspólników warto przekazać kancelarii aktualną umowę spółki, projekt uchwał oraz informację o planowanym porządku obrad.

Protokoły walnych zgromadzeń

Notariusz może sporządzać protokoły walnych zgromadzeń spółek, spółdzielni, stowarzyszeń, organizacji społecznych oraz innych osób prawnych w przypadkach przewidzianych prawem.

Protokół walnego zgromadzenia może obejmować między innymi:

• otwarcie zgromadzenia,
• wybór przewodniczącego,
• stwierdzenie prawidłowości zwołania zgromadzenia,
• przyjęcie porządku obrad,
• treść podjętych uchwał,
• wyniki głosowań,
• zgłoszone sprzeciwy, jeżeli zostały zgłoszone,
• inne elementy wymagane przez przepisy prawa albo statut.

Zakres protokołu zależy od rodzaju osoby prawnej, porządku obrad oraz treści podejmowanych uchwał.

Protokoły w sprawach spółek

W sprawach spółek protokół notarialny może być wymagany przy czynnościach wpływających na treść umowy spółki, statut, kapitał zakładowy albo podstawowe zasady funkcjonowania spółki.

Protokoły notarialne mogą dotyczyć między innymi:

• zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• walnego zgromadzenia spółki akcyjnej,
• walnego zgromadzenia prostej spółki akcyjnej, jeżeli dana czynność tego wymaga,
• zmiany umowy spółki,
• zmiany statutu,
• uchwał o podwyższeniu kapitału,
• uchwał o obniżeniu kapitału,
• uchwał o przekształceniu,
• uchwał o połączeniu albo podziale,
• uchwał o rozwiązaniu spółki.

W przypadku spółek istotne jest wcześniejsze ustalenie, czy dana uchwała wymaga formy notarialnej oraz jakie dokumenty są potrzebne do prawidłowego przeprowadzenia zgromadzenia.

Protokół dziedziczenia

Protokół dziedziczenia jest sporządzany przed aktem poświadczenia dziedziczenia. Zawiera informacje potrzebne do ustalenia kręgu spadkobierców, podstawy dziedziczenia oraz okoliczności istotnych dla sprawy spadkowej.

W protokole dziedziczenia mogą zostać ujęte między innymi:

• dane spadkodawcy,
• data i miejsce śmierci spadkodawcy,
• ostatnie miejsce zwykłego pobytu spadkodawcy,
• informacje o spadkobiercach,
• informacje o testamentach,
• oświadczenia osób uczestniczących w czynności,
• informacje o przyjęciu albo odrzuceniu spadku,
• informacje o osobach, które mogłyby dziedziczyć,
• inne okoliczności wymagane przy sporządzaniu aktu poświadczenia dziedziczenia.

Sporządzenie protokołu dziedziczenia jest elementem postępowania prowadzącego do notarialnego poświadczenia dziedziczenia, jeżeli spełnione są warunki przewidziane przepisami prawa.

Protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu

Jeżeli po śmierci spadkodawcy zostaje przedstawiony testament, może być konieczne jego otwarcie i ogłoszenie. Czynność ta służy urzędowemu stwierdzeniu istnienia testamentu oraz zapoznaniu z jego treścią w przewidzianym trybie.

Protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu może zawierać między innymi:

• oznaczenie testamentu,
• informacje o osobie spadkodawcy,
• datę i miejsce czynności,
• opis stanu dokumentu,
• treść istotnych oświadczeń,
• dane osób uczestniczących w czynności,
• podpisy wymagane przy czynności.

Jeżeli istnieje kilka testamentów, należy przedstawić wszystkie znane dokumenty testamentowe, aby możliwe było ustalenie ich treści oraz znaczenia dla sprawy spadkowej.

Protokoły związane z zarządem sukcesyjnym

Protokoły mogą być sporządzane również w sprawach związanych z zarządem sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej. Dotyczy to sytuacji, w których po śmierci przedsiębiorcy konieczne jest udokumentowanie określonych czynności związanych z dalszym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.

Zakres czynności może zależeć od sytuacji spadkobierców, ustanowienia zarządcy sukcesyjnego, rodzaju przedsiębiorstwa oraz dokumentów przedstawionych przy czynności.

W sprawach związanych z zarządem sukcesyjnym potrzebne mogą być między innymi:

• dane przedsiębiorcy,
• odpis aktu zgonu,
• dokumenty dotyczące przedsiębiorstwa,
• dane osób uprawnionych,
• dokumenty potwierdzające uprawnienia do dokonania czynności,
• oświadczenia osób uczestniczących w czynności.

Zakres dokumentów powinien zostać ustalony po analizie konkretnej sprawy.

Kiedy potrzebny jest protokół notarialny

Protokół notarialny może być potrzebny wtedy, gdy przepisy prawa wymagają udokumentowania czynności przez notariusza albo gdy dana czynność powinna zostać utrwalona w formie protokołu notarialnego.

Protokół notarialny może być wymagany między innymi przy:

• określonych uchwałach spółek,
• walnych zgromadzeniach osób prawnych,
• zgromadzeniach wspólników,
• zmianach umów spółek,
• zmianach statutów,
• czynnościach spadkowych,
• otwarciu i ogłoszeniu testamentu,
• czynnościach związanych z zarządem sukcesyjnym,
• innych czynnościach przewidzianych przepisami prawa.

Przed planowaną czynnością warto ustalić, czy protokół notarialny jest wymagany oraz jakie dokumenty należy przygotować.

Dokumenty potrzebne do sporządzenia protokołu

Zakres dokumentów zależy od rodzaju protokołu oraz czynności, której dotyczy. Poniższe zestawienie ma charakter informacyjny i może wymagać uzupełnienia po analizie konkretnej sprawy.

Do sporządzenia protokołu mogą być potrzebne między innymi:

• dokumenty tożsamości osób uczestniczących w czynności,
• aktualna umowa spółki albo statut,
• odpis z Krajowego Rejestru Sądowego,
• porządek obrad zgromadzenia,
• projekty uchwał,
• lista wspólników, akcjonariuszy albo członków,
• dokumenty potwierdzające umocowanie do działania,
• pełnomocnictwa,
• dokumenty potwierdzające prawidłowe zwołanie zgromadzenia,
• testament, jeżeli protokół dotyczy jego otwarcia i ogłoszenia,
• dokumenty stanu cywilnego, jeżeli protokół dotyczy sprawy spadkowej,
• inne dokumenty wymagane przy danej czynności.

W przypadku protokołów dotyczących spółek albo osób prawnych warto wcześniej przekazać kancelarii projekty uchwał oraz aktualną treść umowy, statutu albo innego dokumentu regulującego zasady działania danego podmiotu.

Dane potrzebne do przygotowania protokołu

Przy przygotowaniu protokołu potrzebne mogą być dane osób uczestniczących w czynności oraz dane podmiotu, którego czynność dotyczy.

Najczęściej potrzebne są:

• imię i nazwisko osoby uczestniczącej w czynności,
• numer PESEL, jeżeli został nadany,
• seria i numer dokumentu tożsamości,
• adres,
• firma albo nazwa podmiotu,
• numer KRS, NIP albo REGON, jeżeli dotyczy,
• sposób reprezentacji,
• dane pełnomocników, jeżeli występują,
• treść planowanych uchwał albo oświadczeń,
• informacja o celu sporządzenia protokołu.

Zakres danych zależy od rodzaju protokołu i podstawy jego sporządzenia.

Przebieg sporządzenia protokołu notarialnego

Sporządzenie protokołu notarialnego zwykle wymaga wcześniejszego ustalenia rodzaju czynności, przygotowania dokumentów oraz określenia osób, które powinny uczestniczyć w czynności.

•  Kontakt z kancelarią

W pierwszej kolejności należy przekazać informację, jakiego rodzaju protokół ma zostać sporządzony oraz czego dotyczy planowana czynność.

• Przekazanie dokumentów

Dokumenty mogą zostać przekazane do kancelarii w celu wstępnej weryfikacji. Pozwala to ustalić, czy dokumentacja jest kompletna oraz czy potrzebne są dodatkowe informacje.

• Ustalenie przebiegu czynności

W przypadku zgromadzeń albo zebrań ustalany jest porządek obrad, projekty uchwał oraz sposób przeprowadzenia czynności wymagających zaprotokołowania.

• Sporządzenie protokołu

Notariusz sporządza protokół zgodnie z przebiegiem czynności oraz wymaganiami wynikającymi z przepisów prawa.

• Podpisanie protokołu

Protokół podpisują osoby wymagane przez przepisy prawa, statut, umowę albo charakter czynności oraz notariusz. W przypadku niektórych protokołów podpis składa przewodniczący zgromadzenia i notariusz, chyba że przepis szczególny albo statut stanowi inaczej.

Opłaty za sporządzenie protokołu notarialnego

Koszt sporządzenia protokołu notarialnego zależy od rodzaju czynności, zakresu dokumentu, czasu trwania czynności oraz liczby wypisów.

Na łączną kwotę mogą składać się w szczególności:

• taksa notarialna,
• koszt wypisów protokołu,
• opłaty sądowe, jeżeli czynność wiąże się z wpisem do rejestru,
• podatki albo inne należności publicznoprawne, jeżeli występują,
• dodatkowe opłaty wynikające z rodzaju czynności.

Szczegółowe informacje o kosztach można uzyskać po przekazaniu danych dotyczących planowanej czynności oraz dokumentów potrzebnych do sporządzenia protokołu.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest protokół notarialny?

Protokół notarialny jest dokumentem sporządzanym przez notariusza w celu urzędowego udokumentowania określonej czynności, zdarzenia albo przebiegu zgromadzenia, jeżeli wymaga tego prawo albo charakter czynności.

Kiedy potrzebny jest protokół notarialny?

Protokół notarialny może być potrzebny między innymi przy określonych uchwałach spółek, walnych zgromadzeniach, zgromadzeniach wspólników, czynnościach spadkowych, otwarciu i ogłoszeniu testamentu oraz innych czynnościach przewidzianych przepisami prawa.

Czy każde zgromadzenie wspólników wymaga protokołu notarialnego?

Nie każde zgromadzenie wspólników wymaga udziału notariusza. Protokół notarialny jest wymagany przy określonych uchwałach albo wtedy, gdy wynika to z przepisów prawa, umowy spółki albo charakteru czynności.

Jakie dokumenty są potrzebne do protokołu zgromadzenia wspólników?

Najczęściej potrzebne są aktualna umowa spółki, odpis z KRS, porządek obrad, projekty uchwał, lista wspólników oraz dokumenty potwierdzające umocowanie osób uczestniczących w czynności.

Czym jest protokół dziedziczenia?

Protokół dziedziczenia jest dokumentem sporządzanym przed aktem poświadczenia dziedziczenia. Obejmuje informacje potrzebne do ustalenia spadkobierców, podstawy dziedziczenia oraz okoliczności istotnych dla sprawy spadkowej.

Czy protokół notarialny można przygotować na podstawie przesłanych dokumentów?

Dokumenty można przekazać wcześniej do weryfikacji i przygotowania czynności. Samo sporządzenie protokołu wymaga jednak przeprowadzenia czynności zgodnie z wymaganiami przewidzianymi dla danego rodzaju protokołu.

Kto podpisuje protokół notarialny?

Zakres podpisów zależy od rodzaju protokołu. W przypadku protokołów zgromadzeń osób prawnych protokół podpisuje zwykle przewodniczący zgromadzenia i notariusz, chyba że statut albo przepis szczególny stanowi inaczej.

Czy protokół notarialny może dotyczyć testamentu?

Tak, notariusz może sporządzić protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu. Taka czynność może mieć znaczenie w sprawach spadkowych, zwłaszcza gdy testament ma zostać uwzględniony przy ustalaniu dziedziczenia.

Kontakt w sprawie protokołu notarialnego

W celu ustalenia dokumentów potrzebnych do sporządzenia protokołu notarialnego można skontaktować się z kancelarią telefonicznie lub mailowo.

Przed kontaktem warto przygotować podstawowe informacje dotyczące rodzaju protokołu, celu czynności, uczestników oraz dokumentów, które mają zostać uwzględnione przy sporządzeniu protokołu.

Kancelaria Notarialna Monika Fiedkiewicz-Konwińska

Ul. Kozierowskiego 4 lokal 208, BIZPARK B
60-185 Skórzewo

Tel: 609 663 063

Email: kontakt@notariuszfiedkiewicz-konwinska.pl

Godziny pracy: Poniedziałek – Piątek 8:30-16:30

Kancelaria znajduje się w Skórzewie, w rejonie zachodniej części Poznania, z dogodnym dojazdem między innymi z Poznania, Plewisk, Dąbrówki, Dopiewa, Komornik, Ławicy, Junikowa i Grunwaldu.

Wizyty w kancelarii odbywają się po wcześniejszym ustaleniu terminu.

Skontaktuj się z kancelarią