Poświadczenia notarialne
Poświadczenia notarialne należą do czynności notarialnych, które służą urzędowemu potwierdzeniu określonych faktów związanych z dokumentem, podpisem albo osobą. Mogą być wymagane przez urzędy, sądy, banki, spółki, instytucje zagraniczne albo inne podmioty, w zależności od rodzaju sprawy.
Kancelaria Notarialna Monika Fiedkiewicz-Konwińska dokonuje poświadczeń notarialnych, w tym poświadczenia własnoręczności podpisu, zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem, daty okazania dokumentu oraz pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu.
Zakres wymaganych dokumentów zależy od rodzaju poświadczenia oraz celu, w jakim dokument ma zostać wykorzystany. Przed wizytą w kancelarii warto ustalić, jakiego rodzaju poświadczenie jest wymagane oraz przez jaką instytucję dokument będzie przyjmowany.
Rodzaje poświadczeń notarialnych
Prawo o notariacie przewiduje kilka podstawowych rodzajów poświadczeń dokonywanych przez notariusza. W zależności od sprawy poświadczenie może dotyczyć podpisu, dokumentu, daty albo określonego faktu dotyczącego osoby.
Notariusz może poświadczyć między innymi:
własnoręczność podpisu,
zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem,
datę okazania dokumentu,
pozostawanie osoby przy życiu,
pozostawanie osoby w określonym miejscu.
Każde poświadczenie powinno zawierać datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia. Na żądanie może obejmować również godzinę dokonania czynności. Poświadczenie zawiera także oznaczenie kancelarii, podpis notariusza i jego pieczęć.
Poświadczenie własnoręczności podpisu
Poświadczenie własnoręczności podpisu polega na urzędowym potwierdzeniu, że podpis został złożony własnoręcznie przez określoną osobę albo że osoba ta uznała wcześniej złożony podpis za własnoręczny.
Takie poświadczenie może być potrzebne między innymi przy:
pełnomocnictwach,
zgodach,
oświadczeniach,
dokumentach składanych do urzędów,
dokumentach składanych do sądu albo rejestru,
umowach sprzedaży udziałów w spółce,
dokumentach spółkowych,
dokumentach bankowych,
dokumentach wymaganych przez instytucje zagraniczne.
Osoba składająca podpis powinna stawić się w kancelarii z ważnym dokumentem tożsamości. Podpis może zostać złożony w obecności notariusza albo uznany za własnoręczny, jeżeli został złożony wcześniej.
Poświadczenie zgodności kopii z okazanym dokumentem
Poświadczenie zgodności kopii, odpisu albo wyciągu z okazanym dokumentem polega na urzędowym potwierdzeniu, że przedstawiona kopia, odpis albo wyciąg odpowiada dokumentowi okazanym notariuszowi.
Takie poświadczenie jest często określane potocznie jako „potwierdzenie za zgodność z oryginałem”. W treści czynności notarialnej istotne jest jednak to, że notariusz poświadcza zgodność z okazanym dokumentem.
Poświadczenie zgodności może być potrzebne między innymi przy:
dokumentach składanych do urzędów,
dokumentach składanych do sądów,
dokumentach składanych do banków,
dokumentach rejestrowych,
dokumentach spółkowych,
dokumentach dotyczących nieruchomości,
dokumentach wymaganych przez uczelnie,
dokumentach przeznaczonych do wykorzystania za granicą.
Jeżeli okazany dokument zawiera dopiski, poprawki, uszkodzenia albo inne cechy szczególne, notariusz może zaznaczyć to w poświadczeniu.
Poświadczenie daty okazania dokumentu
Poświadczenie daty okazania dokumentu polega na urzędowym potwierdzeniu, że dany dokument został okazany notariuszowi w określonym dniu. Na żądanie poświadczenie może obejmować także godzinę okazania dokumentu.
Tego rodzaju poświadczenie może być potrzebne wtedy, gdy istotne jest wykazanie, że określony dokument istniał albo został okazany w konkretnym czasie.
Poświadczenie daty okazania dokumentu może dotyczyć między innymi:
oświadczeń,
dokumentów prywatnych,
dokumentów związanych z działalnością gospodarczą,
dokumentów spółkowych,
dokumentów składanych w określonym terminie,
dokumentów, których data okazania ma znaczenie dla dalszych czynności.
Zakres i cel poświadczenia zależy od rodzaju dokumentu oraz sprawy, w której ma zostać wykorzystany.
Poświadczenie pozostawania przy życiu lub w określonym miejscu
Notariusz może poświadczyć pozostawanie osoby przy życiu albo pozostawanie osoby w określonym miejscu. Tego rodzaju poświadczenie może być wymagane przez określone instytucje, w tym podmioty wypłacające świadczenia, instytucje zagraniczne albo inne organy.
Poświadczenie pozostawania przy życiu albo w określonym miejscu wymaga ustalenia tożsamości osoby, której poświadczenie dotyczy.
Przy takim poświadczeniu znaczenie mogą mieć:
osobiste stawiennictwo osoby, której poświadczenie dotyczy,
ważny dokument tożsamości,
dane instytucji, która wymaga poświadczenia,
formularz albo wzór dokumentu, jeżeli został przekazany przez daną instytucję,
informacja, czy dokument będzie wykorzystywany w Polsce, czy za granicą.
W przypadku dokumentów przeznaczonych do wykorzystania za granicą może być potrzebne tłumaczenie albo dodatkowe poświadczenie dokumentu, w zależności od wymagań danej instytucji.
Poświadczenie podpisu na pełnomocnictwie
Poświadczenie podpisu na pełnomocnictwie może być wymagane wtedy, gdy przepisy albo instytucja przyjmująca dokument oczekują potwierdzenia, że pełnomocnictwo zostało podpisane przez określoną osobę.
Takie poświadczenie może dotyczyć między innymi:
pełnomocnictw do spraw urzędowych,
pełnomocnictw do odbioru dokumentów,
pełnomocnictw do czynności bankowych,
pełnomocnictw do spraw spółkowych,
pełnomocnictw do reprezentowania przed instytucjami,
pełnomocnictw przeznaczonych do wykorzystania za granicą.
Należy odróżnić pełnomocnictwo z podpisem notarialnie poświadczonym od pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego. Forma pełnomocnictwa zależy od czynności, której pełnomocnik ma dokonać.
Poświadczenia dokumentów do spraw spółkowych
Poświadczenia notarialne są często wymagane w sprawach dotyczących spółek. Mogą dotyczyć zarówno podpisów, jak i zgodności kopii dokumentów z okazanymi dokumentami.
Poświadczenia w sprawach spółkowych mogą być potrzebne między innymi przy:
sprzedaży udziałów,
oświadczeniach wspólników,
pełnomocnictwach do udziału w zgromadzeniu,
dokumentach składanych do rejestru przedsiębiorców,
dokumentach bankowych,
dokumentach dotyczących reprezentacji spółki,
zgodach wymaganych przez umowę spółki,
dokumentach wymaganych przez kontrahentów albo instytucje.
Zakres poświadczenia zależy od rodzaju dokumentu, treści czynności oraz wymagań podmiotu, przed którym dokument będzie wykorzystywany.
Poświadczenia dokumentów do wykorzystania za granicą
Dokumenty poświadczone notarialnie mogą być wykorzystywane za granicą, jeżeli spełniają wymagania państwa albo instytucji, przed którą mają zostać przedstawione.
W przypadku dokumentów przeznaczonych do wykorzystania poza granicami Polski warto wcześniej ustalić:
w jakim państwie dokument będzie używany,
przed jaką instytucją dokument będzie składany,
czy wymagane jest tłumaczenie przysięgłe,
czy wymagane jest apostille albo inny rodzaj legalizacji,
czy instytucja zagraniczna wymaga określonego formularza,
czy dokument powinien zawierać określoną treść.
Notariusz dokonuje poświadczenia w zakresie przewidzianym przez przepisy prawa. Dodatkowe wymogi dotyczące użycia dokumentu za granicą mogą wynikać z przepisów państwa, w którym dokument ma zostać przedstawiony, albo z wymagań konkretnej instytucji.
Dokumenty potrzebne do dokonania poświadczenia
Zakres dokumentów potrzebnych do dokonania poświadczenia zależy od rodzaju czynności. Poniższe zestawienie ma charakter informacyjny i może wymagać uzupełnienia po analizie konkretnej sprawy.
Do poświadczenia mogą być potrzebne między innymi:
ważny dokument tożsamości osoby, której podpis ma zostać poświadczony,
dokument, na którym ma zostać poświadczony podpis,
oryginał albo okazany dokument, z którym ma zostać porównana kopia,
kopia, odpis albo wyciąg, który ma zostać poświadczony,
dane instytucji wymagającej poświadczenia,
formularz albo wzór dokumentu, jeżeli został przekazany przez urząd, bank albo inną instytucję,
dokumenty potwierdzające umocowanie osoby działającej w imieniu spółki albo innego podmiotu,
pełnomocnictwo, jeżeli osoba działa przez pełnomocnika i jest to dopuszczalne w danej sprawie.
W przypadku poświadczenia podpisu osoba składająca podpis albo uznająca podpis za własnoręczny powinna stawić się osobiście w kancelarii.
Dane potrzebne przy poświadczeniu podpisu
Przy poświadczeniu podpisu notariusz ustala tożsamość osoby składającej podpis albo uznającej podpis za własnoręczny.
Najczęściej potrzebne są:
imię i nazwisko,
numer PESEL, jeżeli został nadany,
seria i numer dokumentu tożsamości,
adres,
dane podmiotu, w imieniu którego osoba działa, jeżeli podpis składany jest w imieniu spółki albo innej jednostki,
dokumenty potwierdzające sposób reprezentacji, jeżeli podpis składany jest w imieniu osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej.
Zakres danych zależy od rodzaju dokumentu oraz charakteru czynności.
Przebieg dokonania poświadczenia
Dokonanie poświadczenia zwykle obejmuje okazanie dokumentu, ustalenie tożsamości osoby uczestniczącej w czynności oraz sporządzenie właściwej klauzuli poświadczeniowej.
Kontakt z kancelarią
W pierwszej kolejności warto ustalić, jakiego rodzaju poświadczenie jest potrzebne oraz w jakim celu dokument będzie wykorzystywany.
Przygotowanie dokumentów
Przed wizytą należy przygotować dokument tożsamości oraz dokumenty, których dotyczy poświadczenie. Jeżeli poświadczenie ma dotyczyć kopii, należy okazać dokument, z którym kopia ma zostać porównana.
Weryfikacja dokumentu i tożsamości
Notariusz ustala tożsamość osoby uczestniczącej w czynności oraz weryfikuje dokument w zakresie potrzebnym do dokonania poświadczenia.
Sporządzenie poświadczenia
Po spełnieniu wymagań formalnych notariusz sporządza poświadczenie, które zawiera elementy przewidziane przez przepisy prawa.
Opłaty za poświadczenia notarialne
Koszt poświadczenia zależy od rodzaju czynności, liczby dokumentów, liczby podpisów oraz zakresu poświadczenia.
Na łączną kwotę mogą składać się w szczególności:
taksa notarialna,
opłata za poświadczenie podpisu,
opłata za poświadczenie zgodności kopii, odpisu albo wyciągu z okazanym dokumentem,
koszt wypisów albo dodatkowych egzemplarzy, jeżeli występują,
inne opłaty wynikające z rodzaju czynności.
Szczegółowe informacje o kosztach można uzyskać po przekazaniu informacji dotyczących rodzaju poświadczenia oraz liczby dokumentów.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest poświadczenie notarialne?
Poświadczenie notarialne jest czynnością notarialną, w której notariusz urzędowo potwierdza określony fakt, na przykład własnoręczność podpisu, zgodność kopii z okazanym dokumentem, datę okazania dokumentu albo pozostawanie osoby przy życiu lub w określonym miejscu.
Czy poświadczenie podpisu oznacza potwierdzenie treści dokumentu?
Poświadczenie podpisu potwierdza własnoręczność podpisu albo uznanie podpisu za własnoręczny. Nie jest tym samym co akt notarialny i nie oznacza automatycznie potwierdzenia skutków prawnych całej treści dokumentu.
Czy podpis trzeba złożyć przy notariuszu?
Podpis może zostać złożony w obecności notariusza. Możliwe jest również uznanie podpisu złożonego wcześniej za własnoręczny, jeżeli osoba, której podpis dotyczy, stawi się przed notariuszem i potwierdzi ten fakt.
Czy do poświadczenia kopii potrzebny jest oryginał dokumentu?
Do poświadczenia zgodności kopii, odpisu albo wyciągu należy okazać dokument, z którym kopia ma zostać porównana. Notariusz poświadcza zgodność z okazanym dokumentem.
Czy można poświadczyć dokument przeznaczony za granicę?
Dokument może zostać poświadczony notarialnie, jednak jego wykorzystanie za granicą może wymagać dodatkowych formalności, takich jak tłumaczenie przysięgłe, apostille albo legalizacja. Wymogi zależą od państwa i instytucji, przed którą dokument będzie składany.
Czy poświadczenie podpisu na pełnomocnictwie wystarczy do każdej sprawy?
Nie zawsze. W niektórych sprawach wymagane może być pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego. Forma pełnomocnictwa zależy od czynności, której pełnomocnik ma dokonać.
Jakie dokumenty są potrzebne do poświadczenia podpisu?
Najczęściej potrzebny jest ważny dokument tożsamości oraz dokument, na którym podpis ma zostać poświadczony. Jeżeli podpis składany jest w imieniu spółki albo innego podmiotu, mogą być potrzebne dokumenty potwierdzające umocowanie.
Czy poświadczenie można przygotować wcześniej?
Dokumenty można przekazać wcześniej do kancelarii w celu wstępnej weryfikacji. Samo poświadczenie podpisu wymaga jednak udziału osoby, której podpis ma zostać poświadczony albo która uznaje podpis za własnoręczny.
Kontakt w sprawie poświadczenia
W celu ustalenia dokumentów potrzebnych do dokonania poświadczenia można skontaktować się z kancelarią telefonicznie lub mailowo.
Przed kontaktem warto ustalić, jakiego rodzaju poświadczenie jest wymagane, przez jaką instytucję dokument będzie przyjmowany oraz czy dokument ma zostać wykorzystany w Polsce, czy za granicą.
Kancelaria Notarialna Monika Fiedkiewicz-Konwińska
Ul. Kozierowskiego 4 lokal 208, BIZPARK B
60-185 Skórzewo
Tel: 609 663 063
Email: kontakt@notariuszfiedkiewicz-konwinska.pl
Godziny pracy: Poniedziałek – Piątek 8:30-16:30
Kancelaria znajduje się w Skórzewie, w rejonie zachodniej części Poznania, z dogodnym dojazdem między innymi z Poznania, Plewisk, Dąbrówki, Dopiewa, Komornik, Ławicy, Junikowa i Grunwaldu.
Wizyty w kancelarii odbywają się po wcześniejszym ustaleniu terminu.